MAJLIS PENYERAHAN SIJIL PENARAFAN BINTANG INSPEKTORAT PENGURUSAN REKOD DENGAN PENGGUNAAN DDMS 2.0 TAHUN 2025
Jawatankuasa Pengurusan Rekod Universiti Sains Islam Malaysia melalui Jabatan Pendaftar, USIM merakamkan ucapan tahniah dan syabas kepada Pusat Pembangunan Sistem dan Kejuruteraan (SDEC) atas pencapaian skor 80% dan penarafan empat (4) bintang dalam Pelaksanaan Inspektorat Pengurusan Rekod dengan Penggunaan DDMS 2.0 untuk tahun 2025 yang disampaikan oleh Pendaftar USIM, Dato’ Muhammad Haizuan Rozali dalam Majlis Penyerahan Sijil Penarafan Bintang Inspektorat Pengurusan Rekod dengan Penggunaan DDMS 2.0 pada 15 Januari 2026 yang lalu.
Pelaksanaan Inspektorat Pengurusan Rekod dengan Penggunaan DDMS 2.0 ini merupakan satu inisiatif strategik USIM yang telah dipersetujui dalam Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Rekod Universiti (JKPRU) Bil. 1/2024 pada 9 Oktober 2024.
Inisiatif ini dirangka bukan sekadar untuk memantau pematuhan kepada dasar pengurusan rekod yang sedang berkuat kuasa, tetapi berfungsi sebagai mekanisme utama untuk mengukur prestasi dan memberi pengiktirafan kepada kecemerlangan tadbir urus rekod di setiap Pusat Tanggungjawab bermula tahun 2025.
Melalui inisiatif ini, penilaian menyeluruh yang merangkumi pemeriksaan fizikal, pemerhatian, dan sesi temu bual dapat dilaksanakan bagi memastikan kualiti penyampaian perkhidmatan berada pada tahap optimum.
Tiga komponen utama yang dinilai iaitu komitmen PTj, pematuhan terhadap prosedur pengurusan rekod dan pelupusan rekod.
SDEC antara lapan (
buah Pusat Tanggungjawab yang dinilai pada tahun 2025 telah membuktikan kecekapan dengan meraih status CEMERLANG dalam dua komponen utama iaitu:
buah Pusat Tanggungjawab yang dinilai pada tahun 2025 telah membuktikan kecekapan dengan meraih status CEMERLANG dalam dua komponen utama iaitu:1. Komitmen PTj
• Registri berpusat
• Kelengkapan registri yang mencukupi
• Fail disimpan dalam kabinet fail
2. Prosedur Pengurusan Rekod
• Penawanan rekod melalui DDMS 2.0
• Pengurusan e-mel rasmi kerajaan
Sebagai penutup, bagi memastikan kelestarian kecemerlangan ini, pemerkasaan modal insan dalam pengurusan rekod fizikal dan digital perlu menjadi agenda utama setiap PTj.
Kami di Jabatan Pendaftar mengalu-alukan dan menggalakkan penglibatan aktif staf Universiti untuk menyertai Bengkel Pemantapan Penggunaan Aplikasi DDMS yang dianjurkan secara berkala setiap tahun serta kursus khusus mengenai Pengurusan Dokumen Rahsia Rasmi dengan kerjasama Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (CGSO) Induk atau Negeri Sembilan dan Jabatan Digital Negara.
Hal ini penting bagi memastikan pemahaman terhadap pengurusan dokumen rasmi, dokumen rahsia rasmi seperti penggunaan Buku Daftar (492A/492B) adalah tepat dan mematuhi piawaian keselamatan.
Pelaksanaan bengkel dan kursus yang diadakan adalah penting bagi memastikan setiap staf mampu menghayati dan mengamalkan tatacara pengurusan rekod yang betul dan tepat dalam melaksanakan tugasan harian mereka.
